Hacer un seguimiento de la asistencia no debería parecer una pila interminable de papeleo.
Sin embargo, para muchas empresas, los sistemas obsoletos hacen que las tareas diarias sean más difíciles de lo que deben ser. Te dejan luchar para descubrir quién está, quién está fuera y cuando están trabajando, a menudo con un software que se siente más como una carga que una herramienta.
Un informe preocupante del Congreso de la Unión de Comercio (TUC) en 2024 encontró que tres de cada cinco empleados (61%) trabajadores se sintieron agotados al final de la mayoría de los días hábiles. El 55% también informó que pensaban que el trabajo se estaba volviendo más intenso y exigente con el tiempo.
Sin un rastreador de tiempo extra adecuado (o un sistema de tiempo libre en lutou), un alto porcentaje de su personal podría estar enfrentando estrés y agotamiento. Los sistemas de gestión de ausencia pueden quitar estas preocupaciones.
Ellos simplifican todo, desde realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas hasta solicitar licencias anuales. Puede hacerlo todo desde un sistema unificado. Entonces, para obtener más información sobre estas notables piezas de tecnología, consulte nuestra guía completa para el software de seguimiento de tiempo.
¿Qué es el software de gestión del tiempo?
El software de gestión del tiempo se refiere a herramientas digitales que ayudan a las organizaciones a realizar un seguimiento de la asistencia a los empleados y otras tareas basadas en la productividad.
Ayudan a las empresas a mantenerse en línea con los requisitos establecidos en la Ley de Derechos de los Empleados (1996), principalmente aquellos relacionados con el derecho al tiempo libre, declaraciones de pago y remuneración detalladas.
Con estos sistemas, los gerentes pueden mantenerse actualizados con una descripción general de la empresa de las actividades diarias de sus empleados. Uno de sus beneficios centrales es la capacidad de rastrear el tiempo dedicado a las tareas de trabajo.
Las estadísticas gubernamentales del Reino Unido muestran que la ocupación con el mayor porcentaje de trabajadores es en realidad «empleos profesionales»: el 25.7% de los que están en el trabajo laboral en las oficinas.
Como tal, el software de gestión del tiempo a menudo se necesita para registrar el tiempo dedicado a diferentes proyectos, reuniones de empresas o proyectos únicos. Al proporcionar información valiosa sobre cómo se distribuye el tiempo, los gerentes pueden identificar áreas donde se requiere más apoyo.
Son excelentes para el entorno laboral del Reino Unido, especialmente como muchas compañías han hecho la transición a un horario híbrido en el consultorio y trabajo desde el hogar. Con el software de gestión del tiempo, los trabajadores flexibles y remotos tienen una forma estructurada de mantenerse productivos donde sea que estén.
Las leyes del Reino Unido que rodean las horas de trabajo semanales máximas significan que los empleados no pueden trabajar más de 48 horas a la semana en promedio: el software de gestión del tiempo puede evitar que estas regulaciones de trabajo pasen desapercibidas.
También puede explicar varios tipos de días libres. Por ejemplo, estos sistemas identifican patrones de absentismo, como los días de salud mental. Los datos de los días electrónicos sugieren que la probabilidad de que una ausencia de salud mental vuelva a ocurrir en 12 meses es del 24,4%.
En casos como estos, el software de seguimiento de tiempo de los empleados puede ayudar a los gerentes a abordar cualquier problema recurrente que el personal puede enfrentar.
No existe un enfoque de «talla única» para elegir el software de seguimiento de tiempo correcto de los empleados. Algunas compañías son más grandes, estructuradas de manera diferente o pueden tener requisitos de colaboración específicos de la industria.
Con esto en mente, es importante no bucear en la cabeza primero. Antes de establecerse en el software, primero, hágase las siguientes preguntas:
Flujo de trabajo
Comience recopilando comentarios del personal. ¿Cómo gestionan los diferentes equipos las tareas? ¿Los proyectos son sencillos, con plazos establecidos o más complejos?
Si está tratando con plazos intrincados, necesitará un software que ofrezca un seguimiento e informes detallados. Una imagen clara de cómo trabaja hoy lo guiará hacia una herramienta que se ajuste directamente a su rutina.
Tamaño del equipo y requisitos de colaboración
El tamaño y la estructura de su equipo son muy importantes.
Un equipo pequeño puede preferir una herramienta simple para mantener las cosas organizadas, mientras que los equipos más grandes, o aquellos que trabajan en todos los departamentos, pueden beneficiarse más de características avanzadas como actualizaciones en tiempo real y acceso basado en roles.
Los equipos que trabajan de forma remota o colaboran con frecuencia pueden beneficiarse más al integrar los programas de software de seguimiento de tiempo centrados en la comunicación (¿y sabía que el aumento de los niveles de participación entre el personal puede dar como resultado una reducción del 41% en el absentismo?)
Consideraciones específicas de la industria
Elegir una herramienta que comprenda los desafíos de su sector puede marcar una gran diferencia. Un bufete de abogados, por ejemplo, podría priorizar el seguimiento preciso de las horas facturables, mientras que una agencia creativa puede centrarse en los plazos del proyecto y la asignación de recursos.
No olvide verificar si hay requisitos específicos de cumplimiento, como los estándares de protección de datos, que el software debe cumplir para su industria.
¿Cuáles son las características clave para buscar el software de seguimiento de tiempo?
Software fácil de usar
Una interfaz fácil de usar es una consideración crucial al comprar software de monitoreo de asistencia. Los diseños simples facilitan que los gerentes y el personal usen el sistema, lo que reduce la curva de aprendizaje y aumenta la probabilidad de adopción de toda la empresa.
Los componentes importantes de una interfaz de usuario intuitiva consisten en:
- Menú de navegación claro
- Características accesibles
- Compatible con una variedad de dispositivos y un diseño receptivo
Estos componentes de diseño ayudan a crear un lugar de trabajo más eficiente y bien organizado.
Accesibilidad móvil
No importa dónde se encuentren, los trabajadores pueden usar sus teléfonos inteligentes o tabletas para registrar y salir, gracias a la accesibilidad móvil. Las empresas que operan desde oficinas en el hogar o que tienen trabajadores basados en el campo pueden beneficiarse especialmente del acceso remoto.
La investigación realizada por Harvard Business Review encontró que, antes de la pandemia de Covid-19, el 64% de las empresas que ofrecían arreglos de ebextime los hicieron informalmente.
Pero el software de gestión de ausencia de tiempo elimina esta mala transparencia corporativa. El personal puede tener acceso a sus derechos de vacaciones y arreglos de trabajo en cualquier lugar del mundo.
Integración de recursos humanos e nómina
Las empresas pueden beneficiarse enormemente de un flujo constante de datos de personal en todas las plataformas. ¡El aumento de la conexión minimiza los errores, ahorra tiempo y elimina la necesidad de entrada de datos humanos!
Por ejemplo, cuando los datos de nómina y asistencia se sincronizan automáticamente, garantiza que los trabajadores sean reembolsados bastante por las horas que han dedicado.
Seguimiento/informes de tiempo inmediato
Los relojes y los relojes de los empleados se registran instantáneamente utilizando el seguimiento en tiempo real.
Dado que el seguimiento es instantáneo, los gerentes pueden lidiar con los problemas de asistencia tan pronto como se descubren. Después de eso, pueden reasignar los recursos de manera más efectiva.
Los informes en tiempo real también proporcionan datos actuales sobre las tendencias de asistencia, lo que permite tomar decisiones de acuerdo con las leyes laborales.
Por ejemplo, las reglas del Reino Unido sobre contactos de empleo y horas de trabajo establecen que casi todas las personas clasificadas como trabajadores tienen derecho legal a 5.6 semanas de vacaciones pagadas al año.
Como el software de gestión del tiempo también ofrece información precisa sobre las horas trabajadas, la precisión de la nómina se fortalece igualmente.
Características de seguridad y cumplimiento
Las empresas del Reino Unido deben asegurarse de que sus sistemas de monitoreo de asistencia se adhieran a leyes como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
Solo los sistemas deben recopilar datos esenciales, y los datos privados deben protegerse para evitar el acceso no autorizado. Para proteger los datos confidenciales de los empleados, se pueden establecer medidas de seguridad como cifrado de datos y auditorías frecuentes.
¿Cuáles son los beneficios del software de seguimiento de tiempo para las empresas?
El software de seguimiento de tiempo se trata de ayudar a las empresas a crecer. Al proporcionar monitoreo en tiempo real de la asistencia a los empleados, estos sistemas fomentan una mayor transparencia en el lugar de trabajo.
Mayor precisión
Los métodos tradicionales de seguimiento de la asistencia pueden conducir a inexactitudes, como entradas de datos incorrectas o robo de tiempo deliberado. Los sistemas de asistencia automatizados abordan estos desafíos entregando información precisa en tiempo real sobre las horas de trabajo de los empleados.
Las características avanzadas, incluida la verificación biométrica y el seguimiento de la geolocalización, se aseguran de que todas las facetas del seguimiento de la asistencia sean lo más precisos posible.
De hecho, una revisión interesante realizada por el Instituto de Estudios de Empleo encontró que el endurecimiento de las políticas para revisar la asistencia estaba asociada con disminuciones en ausencia.
Reemplazo de software antiguo
Muchas empresas del Reino Unido continúan dependiendo de los métodos tradicionales para registrar la asistencia a los empleados, lo que puede resultar en errores humanos. Cambiar a un sistema de asistencia digital puede aliviar las cargas de trabajo administrativas.
Mejor productividad
Si existen sistemas de asistencia automatizados, la gerencia puede tener más tiempo para dedicar a proyectos de refuerzo de productividad como capacitación o desarrollo de talentos.
Estas soluciones simplifican para los gerentes exportar datos de asistencia para el procesamiento automatizado integrando sus plataformas de monitoreo de asistencia con software de nómina.
Con este grado de integración, es más probable que los empleados reciban tiempo a tiempo (¡y con menos trabajo administrativo!)
¡Invierta en el software de seguimiento de tiempo hoy!
Ahora que sabe más sobre las formas en que este software podría facilitar su vida, tal vez es hora de invertir.
Relacionalizar las operaciones diarias no significa revisar su empresa; Estos sistemas pueden encajar bien en sus procedimientos administrativos existentes. Solo recuerde mantener a todos los accionistas actualizados.
Identifique a los miembros del equipo que más usarán el software y hágales saber exactamente lo que se está considerando. Después de un período de prueba y comentarios del personal, puede encontrar que mantenerse organizado en el lugar de trabajo se siente más fácil que nunca.
