Cómo crear una plantilla de presupuesto para su pequeña empresa

Cada negocio necesita un presupuesto. Este valioso documento le permite rastrear los ingresos y los gastos, y puede conducir a mejores decisiones. También es posible que deba mostrar su presupuesto comercial cuando obtiene financiamiento de pequeñas empresas.

Sin embargo, las plantillas de presupuesto genéricas pueden parecer que les falta algo especial. En lugar de utilizar una plantilla de presupuesto básica, puede personalizar su documento para que sea relevante para su negocio. Esta guía presentará cómo crear una plantilla de presupuesto para su pequeña empresa.

Por qué las plantillas de presupuesto personal pueden quedarse cortos

Es bastante razonable que los dueños de negocios comiencen con plantillas de presupuesto estándar que cubren los conceptos básicos de presupuesto. Sin embargo, estas plantillas pueden sentirse restrictivas a medida que crea presupuestos más detallados. Estas son algunas de las razones por las cuales las plantillas de presupuesto estándar pueden quedarse cortas.

Limitaciones comunes de plantillas de presupuesto genérico

Las plantillas de presupuesto genéricas son buenos puntos de partida, pero carecen de personalización que algunas empresas necesitan.

Las plantillas estándar no muestran categorías de gastos específicos de la industria e intentan ser una solución única para todos. Algunas de esas categorías son esenciales para la información financiera, y necesitará una plantilla de presupuesto más avanzada para esos artículos.

Una plantilla de presupuesto estándar tampoco tiene en cuenta los ciclos económicos. Puede ser mejor agrupar sus cuartos en diferentes cuadros de tiempo en comparación con las cuatro estaciones tradicionales. Es por eso que algunas compañías tienen años fiscales que terminan antes o después del 31 de diciembre. Si el año fiscal de su empresa se desvía de un año tradicional, puede requerir una plantilla diferente.

Beneficios de una plantilla de presupuesto personalizada

Se necesita más tiempo para crear una plantilla de presupuesto personalizada, pero después de que se realiza el trabajo duro, puede aprovechar un montón de beneficios. Estas son algunas de las ventajas que vienen con una plantilla personalizada:

• Mejor alineación con sus objetivos comerciales específicos: Puede monitorear sus ingresos y gastos para ver si está en camino de objetivos clave y su plan financiero.
• Pronóstico financiero más preciso: Una plantilla de presupuesto personalizada hace que sea más fácil mostrar información crítica primero, lo que puede conducir a pronósticos más confiables.
• Seguimiento mejorado de métricas específicas de negocios: Puede centrarse en las métricas clave y resaltar partes importantes de la plantilla de presupuesto en lugar de dejarla genérica.
• Mayor flexibilidad a medida que su negocio evoluciona: Las plantillas de presupuesto personalizadas son más fáciles de cambiar que sus contrapartes genéricas.

Componentes esenciales de una plantilla de presupuesto de pequeñas empresas efectivas

Crear su propia plantilla de presupuesto para pequeñas empresas le dará más flexibilidad, y puede ser una experiencia agradable. Incluir todos estos componentes en su plantilla puede hacerlo más confiable y propenso a menos cambios.

Estructura de la sección de ingresos

La sección de ingresos incluye los segmentos básicos de ingresos de su empresa. Cada dólar que gana debe clasificarse en uno de esos segmentos. Sin embargo, un presupuesto no solo contiene sus números de ingresos actuales. También establece proyecciones de ingresos basadas en ciclos económicos, estacionalidad, demanda de productos y otros factores.

Una buena manera de establecer proyecciones realistas es comparar el desempeño de su empresa año tras año. Si los ingresos de su empresa crecieron un 20% año tras año, puede esperar un resultado similar si todo permanece igual. Sin embargo, cualquier proyecto nuevo, cambios en el comportamiento del consumidor y otros factores pueden hacer que las proyecciones se eleven o bajen.

Muchas corporaciones que cotizan en bolsa establecen expectativas modestas cada trimestre en lugar de establecer proyecciones de ingresos altísimos, y es una política sabia para muchos dueños de negocios hacer lo mismo.

Categorías de gastos que importan

La sección de gastos le permite ver cómo su empresa asigna actualmente sus ingresos. Esta parte de su plantilla de presupuesto debe consistir en algunas categorías clave dentro de su industria. Los dueños de negocios pueden usar la categoría «otra» para compras más pequeñas que no caben en una de las categorías clave de la compañía.

Cuando crea una plantilla de presupuesto personalizada, puede obtener más granular con sus números. Los dueños de negocios pueden distinguir qué gastos son costos únicos y cuáles son recurrentes. Ver artículos de gastos individuales puede ayudar a los propietarios de negocios a anticipar sus costos mensuales y determinar si se pueden eliminar gastos.

Los dueños de negocios también deben incluir un programa de pagos de impuestos en sus gastos. Los impuestos representan el mayor gasto del propietario de un negocio. La asignación de un porcentaje de cada dólar que gane para los pagos de impuestos puede dejarlo más preparado para la temporada de impuestos.

Diseño de cálculo de ganancias y pérdidas

Si crea un presupuesto de pequeña empresa en una hoja de cálculo como Excel, puede crear fórmulas que le permitan realizar cálculos críticos de ganancias y pérdidas en segundos. Las hojas de cálculo pueden ser más profundas que una plantilla al ofrecer desgloses mensuales, trimestrales y anuales de fluctuaciones en sus ingresos y gastos.

Los propietarios de pequeñas empresas pueden crear gráficos y gráficos con estos datos para visualizar cómo se mueve su dinero. También es posible usar esta información para crear pronósticos para futuras ganancias.

Guía paso a paso para construir su plantilla de presupuesto personalizado

Construir una plantilla de presupuesto personalizada es bastante sencilla. Todo lo que tienes que hacer es seguir algunos pasos simples.

1. Seleccione la plataforma correcta

Necesitará una hoja de cálculo como Excel, Apple Numbers o Google Sheets para crear un presupuesto personalizado. Puede ingresar flujos de ingresos, clasificar sus gastos e incluir fórmulas que le permitan realizar cálculos importantes en cuestión de segundos.

Las hojas de cálculo son un buen punto de partida, y algunos dueños de negocios están lo suficientemente contentos con este enfoque. Sin embargo, otros propietarios de negocios prefieren invertir en presupuesto de herramientas de software como QuickBooks y Scoro. Tendrá que investigar más para el software y evaluar los pros y los contras antes de decidir cuál es el adecuado para su negocio.

Los propietarios de negocios en solitario generalmente no necesitan a nadie más para acceder a sus presupuestos. Sin embargo, las grandes empresas a menudo tienen varias personas que revisan artículos presupuestarios, y la colaboración se volverá más esencial. Google Sheets facilita que varias personas modifiquen la misma hoja de cálculo de presupuesto, y algunas herramientas de software de contabilidad también permiten esta función.

2. Cree su estructura de plantilla

Una vez que haya decidido las herramientas de presupuesto correctas, el siguiente paso es crear una estructura de plantilla que clasifique los flujos de ingresos y los gastos. Los dueños de negocios tienen que decidir si quieren rastrear cifras mensuales, trimestrales o anuales. También puede rastrear los tres puntos de datos financieros si organiza su estructura de plantilla lo suficiente.

La estructura de la plantilla debe incluir cálculos de fórmula. De esa manera, no tendrá que sacar una calculadora para descubrir cómo las fluctuaciones en sus ingresos y gastos afectarán sus ganancias. Las hojas de cálculo y las herramientas de software de contabilidad pueden realizar automáticamente estos cálculos para usted si proporciona los números.

Una plantilla personalizada también puede incluir barras y gráficos que permiten al propietario y colaboradores del negocio visualizar el presupuesto y su impacto en el resultado final.

3. Vuelve con sus datos comerciales

Una vez que se completa la plantilla, el paso final es completar los datos de su negocio. Los presupuestos personalizados son documentos en vivo que pasan por cambios regulares, por lo que tendrá que revisar este recurso regularmente. Tendrá que reunir regularmente las últimas fuentes y gastos de ingresos para que aparezcan en el presupuesto.

Esta información puede ayudarlo a hacer pronósticos de ingresos y ingresos netos más precisos y razonables. Puede usar esos pronósticos para establecer objetivos comerciales y determinar los elementos de acción clave que le permitirán cumplir o superar las ganancias esperadas.

La configuración de pronósticos facilita el uso de un seguimiento de variables para ver si los grandes proyectos están por encima del presupuesto o bajo el presupuesto. Los dueños de negocios pueden revisar estos proyectos con más escrutinio para determinar por qué los obstáculos se interponen o qué está bien.

Hacer que su plantilla de presupuesto funcione más duro

Puede crear un presupuesto simple que le permita calcular los ingresos y gastos de su empresa. Sin embargo, puede hacer que su plantilla de presupuesto se destaque con algunas adiciones clave.

Construcción en proporciones financieras

Las relaciones financieras ayudan a los propietarios de negocios a evaluar su progreso con la cubierta de obligaciones financieras y si el modelo actual es sostenible. Estas son algunas de las relaciones financieras populares que puede considerar:

• Relación rápida: Esta relación mide la suma de sus activos y inventario corrientes contra pasivos corrientes.
• Relación actual: Esta relación mide sus activos corrientes con sus pasivos corrientes.
• Relación deuda / ingreso: Esta relación mide sus pagos mensuales de deuda como porcentaje de sus ingresos mensuales. Puede crear una calculadora o usar una calculadora preconstruida como la siguiente.

Agregar pronósticos de flujo de efectivo

No todas las fuentes de ingresos llegan a su cuenta bancaria de inmediato. Este grupo de flujos de ingresos, conocido como cuentas por cobrar, gotea en su cuenta bancaria a lo largo del tiempo. Si bien puede parecer una sorpresa agradable cuando estos fondos finalmente llegan a su cuenta bancaria, una plantilla de presupuesto avanzada puede incluir cuentas por cobrar.

Los propietarios de pequeñas empresas pueden planificar sus gastos cuando esperan recibir sus cuentas por cobrar. También es posible descubrir posibles abdominales en efectivo antes de que ocurran. Por ejemplo, si algunos proyectos no pagan en unos pocos meses, es posible que desee considerar un préstamo de capital de trabajo para cubrir sus finanzas durante los meses más lentos.

Uso de su plantilla de presupuesto de manera efectiva

Maximizar su plantilla de presupuesto puede ayudarlo a tomar mejores decisiones financieras y lograr objetivos comerciales significativos. Estos consejos rápidos pueden llevarlo a la ruta correcta.

Programa de revisión regular

Verificar su presupuesto todos los días, semana o mes le permite ver lo que está sucediendo en su negocio. Las revisiones frecuentes hacen que sea más fácil ajustar a medida que las condiciones del mercado cambian y evalúan su progreso con los pronósticos.

Si bien algunas revisiones solo implicarán revisar los números, es bueno incluir evaluaciones trimestrales. Estas evaluaciones le permiten hacer ajustes más grandes a sus pronósticos y cómo rastrea las transacciones financieras.

También puede ver variaciones significativas entre su presupuesto esperado y su gasto real. Cualquier variación desfavorable puede incitar al propietario de un negocio a analizar más profundamente los gastos y buscar formas de mantener los costos bajo control. A veces, los costos aumentan únicamente debido a la inflación en lugar de la mala gestión del dinero. En ese caso, el propietario de un negocio debe ajustar sus expectativas en función de este tipo de variaciones.

Convertir las ideas presupuestarias en la acción

Las plantillas le permiten acceder a los puntos de datos financieros más rápido, y eso puede resultar en una toma de decisiones más eficiente. Esas decisiones le permiten tomar acciones respaldadas por datos que pueden conducir a nuevas oportunidades de crecimiento y mejores márgenes de ganancias.

Los propietarios de pequeñas empresas pueden comunicar sus hallazgos con las partes interesadas para obtener la aprobación de proyectos ambiciosos. Una plantilla de presupuesto personalizada también permite establecer objetivos financieros realistas pero desafiantes y llevar a todos en la misma página.

Final

Una plantilla de presupuesto personalizada es un gran recurso para los dueños de negocios que permite una mejor toma de decisiones. Las empresas se mantienen al tanto de sus finanzas. No tener un buen presupuesto arriesga los gastos sobreextendidos y perder oportunidades convincentes.

Puede tomar algún tiempo crear la plantilla adecuada para su presupuesto. Sin embargo, es mucho más fácil administrar y actualizar este documento de vida una vez que haya establecido su plantilla de presupuesto preferida.

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